Av
Håvard Sandaa Karlsen
13. juli, 2010
om planlegging av webprosjekter
Alt for mange som skal ha en side ut på nett ønsker å gjøre dette så fort som mulig, uten helt å tenke over hva de ønsker å oppnå med nettsiden. Bedriftene ender da ofte opp med en webside som ser pen ut, men som ikke i det hele tatt oppfyller bedriftens egentlige behov!
Dette er både bedriftene og byråenes feil.
De fleste tenker ikke strategisk og forretningsmessig på hvordan man kan bruke web på en hensiktmessig måte. Ved å gjennomføre et forprosjekt før man starter sørger man for at satsingen på nett blir en suksess for bedriften.
Før du starter et prosjekt med å lage en ny nettside, redesigne en eksisterende nettside eller videreutvikle en eksisterende side, er det alltid lurt å gjøre et forprosjekt. Forprosjektet vil gi deg svar på hva siden din skal inneholde, hvilket innhold er viktigst og svar på hvilke mål du har for nettsatsingen. Det vil også være et svært godt dokument når du skal søke etter tilbud for utvikling av prosjektet.
Forprosjektet skal gi deg svaret på noen viktige spørsmål om websiden:
-
Hvorfor skal vår bedrift på web, hva ønsker vi å oppnå?
- Hva skal websiden inneholde, hva ønsker vi å si og hva har kundene behov for?
- Hvem er målgruppen for websiden?
- Hvilke rammer har vi for prosjektet?
Mål for webløsningen
Etter å ha vært gjennom et forprosjekt, bør rapporten som kommer ut av den gi deg tydelige mål for websatsingen. Dette kan være mål om å tiltrekke seg de riktige kundene, få fram gitt informasjon, skaffe flere mottagere på nyhetsbrevet og så videre.
Innhold på websiden
Et forprosjekt vil også være et svært nyttig dokument for deg når du skal finne ut hva slags innhold du trenger på websiden, og hva slags innhold som er viktigst for bedriften og målgruppen.
Målgruppen
Målgruppen for bedriften er som regel relativt klar før man starter et forprosjekt. Men ved å definere den mer tydelig tidlig i prosessen vil du få fram mer riktige svar. Du vil og få et tydeligere budskap å jobbe videre med når forprosjektet skal settes til liv.
Rammer for prosjektet
Hvor mye penger kan vi bruke på prosjektet? Når må websiden lanseres?
Hvor mange arbeidstimer kan vi bruke? (både i prosjektet og i drift/oppdatering av websiden over tid)
- Hvordan finner man svaret på disse spørsmålene?
For å finne fram til disse målene er det utallige metoder du kan benytte deg av. Men som regel finner du dem rett foran nesen din. Her har du to enkle metoder du kan bruke.
Intervjuer med interessenter
Om det er mange ansatte i din bedrift kan det være lurt å ta en prat med de forskjellige avdelingene.
- Hva ønsker markedssjefen å få ut av nettsatsingen?
- Hva ønsker sekretæren å få ut av nettsatsingen?
- Hva ønsker daglig leder å få ut av nettsatsingen?
Svarene kan være veldig forskjellige. Markedssjefen ønsker helt sikker å få underbygd kampanjene sine på best mulig måte. Han/hun har helt sikkert en klar mening om hvordan man bør få fram produktene, skaffe nye kontakter og hvordan man skal selge mest mulig. På den andre siden sitter sekretæren som ønsker en side hvor han/hun enkelt kan få kontaktinformasjon til de forskjellige avdelingene. Og daglig leder ønsker å få presentert kompetansen i bedriften samtidig som potensielle kunder får et seriøst førsteinntrykk av bedriften.
Med å få kartlagt dette vil du få et bilde av hva som er viktig for de forskjellige avdelingene i bedriften, og hva som er hovedfokus med siden. Samtidig vil da sentrale personer i organisasjonen få et eierskap til nettsatsingen, noe som garantert vil gjøre websiden bedre.
Intervju eller undersøkelser med målgruppen
En annen metode du også kan benytte deg av er å sette sammen et brukerpanel fra din målgruppe. Det er tross alt dem du ønsker å kommunisere med gjennom nettsatsingen din.
- Hvilken informasjon søker de?
- Hva slags innhold ønsker de?
- Hvilken informasjon er viktigst?
Dette er alle spørsmål som er viktig for deg å vite når du setter opp hva siden skal inneholde, og hva skal være enklest for brukeren å finne.
Gjennom disse to metodene har du skapt deg et bilde av hvilke behov bedriften din internt ønsker av den nye websiden, samtidig som du har fått et bilde av hva som er viktig for målgruppen din.
Det er også viktig å be om begrunnelse for svarene du får. Om du ikke gjør dette kan du fort ende opp med svar som ”Jeg syns siden bør være gul med mange fine bilder på”. Får du kun slike svar har du ikke kommet deg noe lengre.
Hvordan og hva skal man bruke informasjonen til?
Etter del 1 av forprosjektet har du samlet inn mye informasjon både internt og eksternt. Du har fått mange svar på hva som er viktig for hvem, og hva som bør prioriteres. Svarene du har samlet inn vil kunne gi deg klare målsetninger og rammer for prosjektet.
For eksempel:
- Siden må gi brukere/kunder mulighet til å finne kontaktinformasjon til den riktige medarbeideren.
- Siden må framheve kampanjer og andre produkter for å utløse salg og underbygge kampanjer.
- Siden må skaffe flere kontaktpunkter fra kunder og potensielle kunder ved å øke antallet mottagere på nyhetsbrevet.
- Siden må gi et riktig bilde av bedriften og få framhevet kompetansen ansatte i bedriften innehar.
Med disse målene kan du sette sammen en disposisjon over hva siden skal inneholde, og hva de forskjellige sidene skal inneholde.
Eksempel på hvordan forprosjektet kan øke kvaliteten på websiden
Når markedssjefen har en kampanje for salg av et produkt, kan kunden gjennom en kampanje banner på forsiden klikke seg inn på en underside som beskriver produktet på en god måte. Samtidig kommer det automatisk fram kontaktinformasjon til den selgeren som innehar mest kompetanse på dette produktet i en egen boks på siden av produktbeskrivelsen. I samme boksen viser du til gode referanser og tilbyr potensielle kunder å abonnere på nyhetsbrevet for å motta flere gode tilbud.
Nå har du altså dekt behovene til flere sentrale personer i bedriften din, samtidig som kundene har fått beskrevet produktet på en god og gjennomført måte.
Forprosjektrapporten
Forprosjektrapporten kan være et stort dokument på flere titalls sider, eller det kan være noen punkter skrevet ned på et A4-ark. Det viktigste er at man har fått en avklaring på de store spørsmålene om websiden før man begynner å planlegge den i detalj.
Neste steg
Forprosjektrapporten du nå har laget inneholder all informasjonen du trenger for å begynne å snakke med byråer eller andre fagpersoner man skal bruke til å lage websiden.
Svarene gir deg også et mye bedre utgangspunkt til å lage en kravspesifikasjon sammen med de som skal utvikle websiden. Ved å ta utgangspunkt i forprosjektrapporten oppnår man at den spesifiserte websiden faktisk er i stand til å dekke bedriftens behov.
Lykke til!
3 kommentarer
Av
Øyvind Henriksen
-
14. juli, 2010 00:24
Jeg skulle virkelig ønske at hver eneste kunde som kom til meg hadde gjort en slik jobb på forhånd, det gjør det utrolig mye enklere å finne en passende løsning for kunden.
Ofte er det bare snakk om noen få samtaler med utvalgte ansatte og et par kunder, så vet man plutselig masse om hva man trenger, hvis man bare spør de riktige spørsmålene da!
Jeg er egentlig ikke stor fan av lange forprosjektrapporter, jeg tror det er nok med en punktliste på hvert punkt - så lenge det er gjennomtenkt og ikke hentet ut fra luften :-)
Av
Harald Sømnes Hanssen
-
15. juli, 2010 21:37
ØH: Jeg er enig hvis det gjelder små bedrifter, der du har èn kontakt person og ikke mange avdelinger. Så fort en bedrift blir større, så blir det ganske raskt nødvendig å lage et dokument sammen med kunden.
Til tross for at vi er på den andre siden av 2000 tallet, kan vi som utvikler IT løsninger oppleve at det er lettere for kunden å forsvare en helsides reklameside hos VG enn å bruke penger på et forprosjekt.
Det er lettere å forsvare noe som er synlig, enn noe som ikke er ferdig utviklet. Kunden ønsker at nettsiden skal være ferdig utviklet i går ... og et forprosjekt er bare bortkastede ressurser!
Hvis webbyrået er i utgangspunktet imot å bruke ressurser på et forprosjekt, så ville jeg ha lurt på hva de egentlig driver med. Men jeg tror hellere at det er kunden som kommer til webbyrået som behøver overbevisning ...
Kanskje det er vi som jobber med it løsninger som er for dårlige til å formidle hva som behøves for å lage en god nett side .. Å understreke at alle bedrifter har ulike behov og ingen nettside fungerer på samme måte, er kanskje en god start?
Av
Morten Wikstrøm
-
15. juli, 2010 22:18
Hei Harald! Jeg tror ikke det er så vesentlig om det er en stor eller en liten bedrift. Ulike bedrifter har ulike behov - uavhengig av størrelse, og slik sett behov for en unik webløsning. Min erfaring er at flere bedrifter, stor eller liten, bør konkretisere målsettingene med webløsningen bedre. Hva ønsker man å oppnå? Hvorfor skal man kjøre dette prosjektet?
Videre er jeg enig i at webbyrået, i en eller annen fase av forprosjektet bør være delaktige. Fagfolk er jo ikke fagfolk uten grunn. Men hovedmålet med prosjektet bør være forankret hos oppdragsgiver, også bør de videre være villig til å bruke ressurser på kompetanse som kan hjelpe de å oppnå disse målsettingene.
God sommer!